发商业电报,电文内容在简洁和准确上咋平衡?太简怕表意不明!
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商业电报讲究“简而不漏”。你也可以这样做:
1. 突出要点。电报只写最重要的事,比如金额、时间、地点等。
2. 使用行话。同行之间有一些约定俗成的用语,省字又高效,比如“到付”“预付”等。
3. 数字符号代替文字。少用字,多用数字和符号,比如“500kg”就比“五百公斤”省字。
4. 草拟再删减。复杂的事可以先草拟,再不断删减,直至最精简。
最后提醒一句,收发双方最好事先统一术语,这样沟通成本最低。
商业电报要简洁明了,关键在于突出重点。首先要弄清电报的目的,是通知、询问、要求还是确认,把最重要的内容放在前面。使用一些双方都懂的专业术语或简称,如“货到验收付款”,就比“货物到达后请验收并付款”要简短得多。
电报内容的结构要清晰,时间、地点、人物、事项、金额等按顺序写,不要颠倒。必要时可加注释,说明某些简称或代号的含义,但注释不宜过长,最好控制在一行之内。尽量使用主动语态,避免使用被动语态,使电文更有气势。
例如,“请5月10日前送北京朝阳区建国路88号张三收”,就简洁明了。写完电报后,再仔细检查一遍,删去多余的字,使电文更加简洁。
商业电报讲究简明扼要,但又不能丢失信息,这个度得把握好。这里有几个小技巧:
1、主题明确,开头直奔主题。
2、重点突出,金额、时间、地点等重要信息放在前面。
3、使用通用的缩略语或术语,不要自己创造。
4、段落分明,一句话表达一个意思。
5、结尾加一句确认语,方便对方回复。
比如“货已到,请确认”比“货物已到达,请问是否收到”更简洁明了。
多练几遍删减稿,删完之后没有歧义就可以了。